Klantenservice software: Top 5 beste & voordelen

Last updated by Joni on

Klantenservice software bedrijf

Klanttevredenheid is belangrijk voor elk bedrijf.

Daarom kan de klantenservice een onderneming maken of breken. Klantenservice software kan je hiermee helpen.

Ben jij op zoek naar de beste klantenservice software? Wij hebben een lijstje met de 5 beste software voor je samengesteld.

Ook geven we je informatie over de grootste voordelen van klantenservice software. 

Vergelijk de beste klantenservice software

1. Beste omnichannel klantenservice software – Trengo

Trengo klantenservice platform

Omnichannel houdt in dat je gemakkelijk al je communicatie met klanten op één plek kunt inzien.

Denk bijvoorbeeld aan e-mail en telefoon, maar ook Whatsapp, Facebook Messenger, Instagram en Twitter.

Zoals je je kunt voorstellen, kost het veel tijd om al deze kanalen bij te houden. Trengo brengt het handig voor je samen. 

Ook heeft Trengo functies om de samenwerking tussen medewerkers te verbeteren. Zo kan er geen miscommunicatie ontstaan.

De klant zal zo efficiënt mogelijk te woord komen te staan. Ook als er medewerkers vanuit huis werken, is dit een essentiële functie.

👍 Voordelen:

  • Brengt al je communicatie samen in één overzicht
  • Verbetert samenwerking tussen collega’s 
  • Geschikt voor thuiswerkers




2. Beste klantenservice software voor live chat – LiveAgent

Logo LiveAgent

Als je veel tijd kwijt bent aan de communicatie met klanten, is LiveAgent zeker een aanrader. Het kan je bijvoorbeeld helpen een sterke live chat op te bouwen.

Hierdoor wordt er meteen een melding naar een medewerker gestuurd als iemand een vraag stelt. De klant ziet in real time dat er getypt wordt. 

LiveAgent is perfect voor bedrijven met weinig medewerkers. Het werkt op websites die WordPress gebruiken.

Elke medewerker kan zijn taken updaten. Zo is iedereen op de hoogte van de voortgang van een project. 

👍 Voordelen:

  • Optimaliseert je live chat
  • Ideaal voor kleinere teams
  • Werkt met WordPress




3. Beste klantenservice software voor klantendata – SurveyMonkey

SurveyMonkey logo

SurveyMonkey is een klantenservice software die klantenonderzoeken uitvoert. Zo krijg je inzicht in belangrijke zaken in je bedrijf.

Dit laat je bijvoorbeeld zien hoe tevreden klanten zijn met je product of dienst. Ook laat het zien hoe ze reageren op je klantenservice.

Deze feedback is essentieel voor het verbeteren van je bedrijf. 

Ook kan SurveyMonkey je helpen met je marktonderzoek. Zo benader je ook potentiële nieuwe klanten.

Een ander belangrijke functie is het meten van de tevredenheid van je werknemers. Zij kunnen anoniem vragen beantwoorden die jou kunnen helpen een sterker team op te bouwen.

👍 Voordelen:

  • Uitgebreid klantonderzoek
  • Steun bij marktonderzoek
  • Doet ook onderzoek naar de tevredenheid van je medewerkers.




4. Beste klantenservice software voor social media – Sprout Social

SproutSocial Logo

Sociale media wordt steeds belangrijker bij je communicatie met klanten.

Sprout Social helpt je de beste klantenservice te geven op welk platform dan ook: Twitter, Facebook, Instagram, ga zo maar door.

Het is voor klanten prettig om contact met je bedrijf op te kunnen nemen op deze plekken. Hier zijn ze namelijk al bekend mee.

De drempel is hierdoor lager om een vraag te stellen. En hoe meer vragen je beantwoordt, hoe hoger de klanttevredenheid.

Ook helpt Sprout Social je om trends op social media te herkennen. Dit geeft je een kans om hierop in te spelen.

Bovendien maak je een grotere kans om meer engagement te hebben met potentiële klanten.

👍 Voordelen:

  • Verbetert communicatie met klanten op sociale media
  • Herkent je trends op sociale media herkennen
  • Helpt je om engagement te krijgen met potentiële klanten




5. Beste klantenservice software voor e-mailbeheer – MailChimp

MailChimp Logo

MailChimp helpt je bedrijf om het e-mailverkeer te verwerken en verbeteren. Het kan je helpen nieuwsbrieven op te zetten of aanmeldingsformulieren te verzenden.

Al je medewerkers krijgen toegang tot een gedeelde inbox. Hier kan de status van een project of taak geüpdatet worden. Zo ontstaat er geen miscommunicatie. 

MailChimp kan ook ingezet worden om e-mails te automatiseren. Dit is een geweldige manier om tijd te besparen.

Ook houdt het de prestaties van je e-mails bij. Achteraf kun je deze data analyseren. 

👍 Voordelen:

  • Makkelijker e-mails verwerken
  • E-mails automatiseren
  • Data ontvangen van de prestaties van je e-mails




Waarom klantenservice software gebruiken?

Grotere klanttevredenheid

Een klantenservice software helpt je om je klanten sneller en persoonlijker te beantwoorden. Hierdoor kan je bedrijf een betere dienst leveren.

Hoe beter de dienst, hoe vaker de klant bij jou terug zal komen. Het opbouwen van een trouwe klantenkring is belangrijk voor een onderneming.

Dit betekent namelijk een grotere omzet voor het bedrijf. Klantenservice software kan je bedrijf dus helpen groeien. 

Betere selfservice 

FAQ pagina klantenservice

Een merendeel van je klanten zal eerst zelf een antwoord op hun vraag te vinden. Dit kan bijvoorbeeld op een pagina met veelgestelde vragen.

Voor sommige ondernemers is het echter lastig om deze informatie up-to-date te houden. 

Met een klantenservice software kun je dit proces stroomlijnen. Hierdoor kunnen jij en je medewerkers tijd besparen.

Ook vinden klanten liever het antwoord zelf, dan dat ze hulp in moeten schakelen. Je kunt met de software bovendien volgen hoe de klanten gebruikmaken van de informatie op je website.

Zo krijg je inzicht over het verbeteren van je content.

Minder werkdruk

Klantenservice software helpt jou en je medewerkers toegang te krijgen tot de klantinformatie die ze nodig hebben. Ook zul je merken dat de interne samenwerking makkelijker zal verlopen.

Dit zal uiteindelijk leiden tot een grotere efficiëntie. Het resultaat is dat je beter voorbereid en gemotiveerd bent om betere klantenservice te bieden.

Dit alles leidt tot een hogere productiviteit. Je bedrijf zal er bovendien tijd en kosten mee kunnen besparen.  

Geeft bedrijven de mogelijkheid om slimmer te schalen 

Klantenservice software integratie

Soms is een Excel pagina niet voldoende om de gegevens van je bedrijf bij te houden. Hierdoor kan er miscommunicatie ontstaan.

Zonder een gestroomlijnde samenwerking tussen je medewerkers wordt klantenservice al een stuk lastiger. Dit kan de groei van je bedrijf belemmeren. 

Klantenservice software geeft je bedrijf tools om een helder werksysteem mee op te bouwen. Zo zijn alle teamleden op de hoogte van wat er moet gebeuren.

Hierdoor haal je alle potentie uit je onderneming die erin zit. Ook stelt het je in staat om te groeien als bedrijf. 

Meer doen in minder tijd

De snelheid waarop je reageert op een vraag van de klant is belangrijk. Misschien is het wel een van de grootste oorzaken van klanttevredenheid.

Klanten verwachten echter steeds meer, waardoor de taken zich op beginnen te stapelen. Met klantenservice software kun je een overzicht creëren van de gesprekken met klanten.

Zo kun je veel makkelijker aan de slag, en zul je tijd besparen. 

Wat kun je allemaal met klantenservice software?

Takensysteem 

Het belangrijkste kenmerk van klantenservice software is een goed georganiseerd takensysteem. Hiermee worden de vragen, klachten en gesprekken van klanten geordend in individuele taken.

Vervolgens kunnen deze toegewezen worden aan een medewerker en afgehandeld worden.

Dit systeem wordt ook wel de helpdesk software genoemd, omdat het de klanten helpt snel en correcte antwoorden te krijgen.

Je verzamelt het commentaar van klanten, en zet ze om in overzichtelijke taken. Zo zie je niets over het hoofd.

E-mailbeheer

Email klantenservice software

Een andere belangrijke functie van een klantenservice software is een gedeelde inbox voor het e-mailbeheer van je bedrijf.

De gesprekken die gaande zijn op verschillende kanalen kunnen dan op één plek worden bewaard. Denk bijvoorbeeld aan je website, je social media of interne berichtgeving.

Op deze manier kun je ook makkelijk contact opnemen met je collega’s, mocht dat nodig zijn. 

Andere handige functies van het e-mailbeheer zijn onder andere:

  • Je kunt interne opmerkingen plaatsen voor je collega’s;
  • Je kunt geautomatiseerde antwoorden sturen; 
  • Je kunt de status van taken bekijken en updaten.

Veelgestelde vragen 

Niet bij elke klant zal het nodig zijn om een taak aan te maken. Door een webpagina met veelgestelde vragen (of FAQ) aan te maken, kunnen klanten er vaak zelf uitkomen.

Deze functie maakt het bovendien makkelijker voor de werknemers om meer tijd te besteden aan de ingewikkelde taken. 

Live chat

Klantenservice chatbot

Een live chat laat je klanten zien dat ze op elk moment bij je kunnen aankloppen voor vragen of klachten. Meestal bestaat dit uit een live chatbot.

Deze geeft geautomatiseerde antwoorden gebaseerd op bepaalde termen die de klant gebruikt. Het script van je live chatbot kun je zelf schrijven. 

Natuurlijk kun je er ook voor kiezen om een medewerker de chat te laten beantwoorden. Op deze manier kun je je klanten persoonlijker te woord staan. 

Gedeeld projectbeheer

Met gedeeld projectbeheer kunnen alle leden van je team toegang krijgen tot de lopende projecten. Hierdoor wordt samenwerken een stuk makkelijker.

Net als bij het e-mailbeheer is iedereen zo op de hoogte van de projectstatus. Je kunt klanten ook toelaten op het projectbeheer.

Zo kun je makkelijker communiceren. De klant krijgt zo ook inzicht in de vorderingen van het project. 

Klantenanalyse

Sommige klantenservice software hebben een tool voor het volgen van klanten. Zo kun je de klantgeschiedenis, het klantgedrag en de klantenservice analyseren.

Je kunt hiermee bijhouden hoe tevreden je klanten zijn. Ook kun je zien waar verbetering mogelijk is. 

De meeste klantenanalyse tools maken automatisch grafieken aan. Zo kun je de gegevens gemakkelijk inzien en analyseren.

Hoe kies je de beste software voor klantenservice?

Bereikbaarheid

Kies voor een klantenservice software die je zo veel mogelijk steunt in bereikbaarheid. Klanten willen graag zo snel mogelijk te woord gestaan worden.

Dit kan op verschillende manieren: via e-mail, telefoon, sms, chat of sociale media. Door makkelijk bereikbaar te zijn, weet de klant dat je betrouwbaar bent.

Ze kunnen zo namelijk overal en op elk moment geassisteerd worden.

Data

Klantenservice platform statistieken

Data is ontzettend belangrijk als het gaat om klantenservice. Dit is de informatie die je kunt gebruiken om erachter te komen wat de klanten van je producten en diensten verwachten.

Je krijgt dus belangrijk inzicht in de verbeterpunten van je onderneming. 

Kies daarom voor een klantenservice software die je voorziet van de belangrijkste data. Dit kunnen bijvoorbeeld grafieken zijn. Zo zie je hoeveel procent van je klanten de klantenservice inschakelen.

Ook zie je wat de meest voorkomende vragen zijn. Deze kun je bijvoorbeeld op je ‘Veelgestelde vragen’-pagina verwerken. 

Samenwerking

Zorg dat je klantenservice software de samenwerking tussen medewerkers vloeiender laat lopen. Dit kan bijvoorbeeld door een gezamenlijke inbox of een gedeeld projectbeheer.

Zo kan er geen miscommunicatie ontstaan over het werk dat geleverd moet worden. Ook voorkom je zo dat een klant geen of een dubbele reactie ontvangt. 

Hoe beter de communicatie tussen je medewerkers is, hoe beter je klantenservice zal zijn. Een goede klantenservice software maakt dit mogelijk.




Misschien ook interessant:

Categorieën: Computer