Project management tools: Beste planning tools & Software
Samenwerking is geweldig – als het goed gaat. Bij projecten kan er al snel miscommunicatie plaatsvinden.
Hierdoor ontstaat er een domino-effect, waardoor andere taken het water in lopen.
Met een project management tool is dit verleden tijd. Dit helpt je team op efficiënte wijze samen te werken.
Benieuwd naar de beste planning software? Bekijk dan hier onze top 6!
Dit zijn de beste project management tools & software
1. Beste planning tool voor freelancers – Monday
Veel planning tools maken het alleen mogelijk voor werknemers om samen te werken. Dit maakt het lastig voor freelancers.
Bij Monday kan ook een derde partij worden uitgenodigd in het systeem. De projectmanager bepaalt waar de freelancer toegang tot krijgt.
Monday maakt het makkelijk om ideeën, bestanden en taken te delen. Dit verbetert de samenwerking tussen projectleden.
Ook werkt Monday goed met websites zoals Google Drive en Dropbox. Zo kun je grote bestanden uploaden in de software.
Je kunt de voortgang van een project in rapporten inzien. Hierdoor zal je in elk geval altijd over een goed overzicht beschikken.
👍 Voordelen:
- Toegang voor derde partijen
- Goede integratie van Google Drive en Dropbox
- Samenstelling van voortgangsrapportage
2. Beste planning software voor gebruiksgemak – Asana
Asana is heerlijk simpel en makkelijk te gebruiken. Het dashboard is overzichtelijk en benadrukt de taken die gedaan moeten worden.
Je krijgt een gedetailleerd beeld van de voortgang van een project. Ook de activiteiten van je projectleden zijn zichtbaar.
Veel functies zijn aan te passen naar de behoeften van je onderneming. Hierdoor kan Asana op verschillende manieren worden ingezet.
Je kunt bovendien gemakkelijk een project updaten of veranderen. Je projectleden worden hier direct van op de hoogte gesteld.
👍 Voordelen:
- Makkelijk te gebruiken
- Gedetailleerd overzicht van projecten en taken
- Aan te passen naar eigen behoeften
3. Beste software voor planning van grote projecten – ClickUp
Sommige projecten kunnen maanden duren. Ook kan het uit verschillende fasen ontstaan. Een overzicht van taken is in zo’n geval niet altijd voldoende.
ClickUp kan dit oplossen. Het geeft je de mogelijkheid om meerdere overzichten te bekijken. Denk bijvoorbeeld aan je eigen tijdlijn of die van een collega.
Ook een lijst en taken en data is beschikbaar. Zo zijn er maar liefst 10 verschillende dashboards om een project te kunnen volgen.
Ook werkt ClickUp goed bij het delegeren. Je kunt taken verdelen en herinneringen sturen. Commentaar en documenten kunnen door elk projectlid worden gedeeld.
👍 Voordelen:
- Geschikt voor ingewikkelde projecten
- 10 soorten overzichten
- Aan te passen naar eigen behoeften
4. Beste planning tool voor grote teams – Wrike
Het delen van ideeën en concepten is erg belangrijk voor de samenwerking binnen een team. Bij te veel projectleden kan dit echter leiden tot verwarring.
Wrike lost dit probleem op door inkomende berichten automatisch te categoriseren. Zo weet je precies waar je persoonlijk verantwoordelijk voor bent.
Dit maakt samenwerking tussen veel medewerkers mogelijk.
Het dashboard van Wrike laat 3 dingen tegelijk zien: de algemene taken, jouw persoonlijke taken en essentiële informatie over het proces.
Je overzicht is zo in één scherm te zien. Ook geeft het gedetailleerde rapporten over de voortgang van het project met data en statistieken.
👍 Voordelen:
- Makkelijke samenwerking bij grote teams
- Compleet overzicht in één dashboard
- Gedetailleerde voortgangsrapporten
5. Beste project management tool voor facturen – ProWorkflow
ProWorkflow is een management tool en boekhouding tool in één.
In de software kun je gemakkelijk je facturen opzetten en versturen. In een overzicht zie je welke facturen openstaan. Hierdoor heb je een duidelijk overzicht van je financiën.
Daarnaast is het ook nog eens erg eenvoudig in gebruik. Door de workflow overview zie je precies hoe een project zich vordert.
Ook kun je zien waar een projectlid mee bezig is, en hoelang deze taak duurt. Commentaar op een taak wordt overzichtelijk weergegeven.
👍 Voordelen:
- Facturen maken en verzenden
- Gebruiksgemak
- Actueel overzicht van werkzaamheden projectleden
6. Beste project management tool voor communicatie – Nifty
Communicatie tussen projectleden speelt een grote rol bij het succes van een project. Nifty maakt het ontzettend makkelijk om te kunnen overleggen met collega’s.
Elke taak (of subtaak) heeft een eigen discussieforum. Hierdoor kan gericht gesproken worden over het te leveren werk.
Ook in de kalender kunnen specifieke projectleden een eigen gesprek starten.
Nifty stuurt herinneringen aan projectleden. Dit kan over deadlines gaan, maar ook over het nemen van een pauze.
Deze interactieve software zorgt voor een bevordering van productiviteit. Het is ook nog eens zeer makkelijk te gebruiken.
👍 Voordelen:
- Bevordert communicatie tussen projectleden
- Interactieve software
- Gebruiksgemak
Waarom werken met project management tools?
Voor elk project is een plan nodig. Een projectmanagement helpt je dit plan op te zetten. Hierdoor kun je je project organiseren en in fasen indelen.
Zo haal je die deadline zeker. In plaats van e-mails en belletjes kun je met je collega’s in één systeem werken. Hierdoor raakt niemand het overzicht kwijt.
Een meerderheid aan plannen, projecten en taken kan voor verwarring zorgen. Een project management tool zorgt dat alles georganiseerd blijft.
Hierdoor kan een bedrijf efficiënter te werk gaan. Het budget, de tijdlijn en de taakverdeling worden allemaal overzichtelijk bijgehouden.
Een papieren agenda is niet meer nodig!
Wat zijn de functies van planning software?
Voortgang van projecten volgen
Een plannings software laat je precies zien welke taken binnen een project voltooid zijn. Van begin tot eind van het project weet je hoe je ervoor staat.
Op een kalender kan elke collega bijhouden hoe de gezamenlijke voortgang verloopt. Hierdoor kan er geen verwarring ontstaan over deadlines of tijdschema’s.
Ook als je planning verandert, wordt dit voor iedereen zichtbaar.
Prestaties monitoren
Een planningstool laat je zien hoeveel tijd er aan een project wordt besteed. Hierdoor kun je bij toekomstige projecten beter inzien hoelang bepaalde taken gemiddeld duren.
Ook zie je hoeveel tijd elke medewerker besteedt aan het project. Dit maakt het makkelijk om prestaties te monitoren.
Taken verdelen
Op het gedeelde dashboard van je planning tool kun je de taken tussen projectleden verdelen. Iedereen kan deze verdeling inzien.
Dit betekent dat er geen onduidelijkheid kan zijn over wat er moet gebeuren. Is een bepaalde taak te groot? Dan kun je deze ook in subtaken verdelen.
De samenwerking tussen medewerkers gaat zo een stuk soepeler.
Projecten updaten
Ontstaat er een probleem binnen een project? Dan maakt een project management tool dat direct duidelijk. Feedback van een klant of een gemiste deadline worden duidelijk weergegeven.
Mocht een project aangepast of bijgewerkt worden, dan is dat meteen zichtbaar voor het hele team. Er kan op deze manier geen miscommunicatie ontstaan.
Samenwerking
Het gebruik van project management software zorgt voor een betere samenwerking tussen projectleden.
Het laat je gemakkelijk commentaar op het werk van anderen leveren. Ook kun je bestanden delen en live chatten. Voor thuiswerkers is dit een grote uitkomst.
Omdat alles op het dashboard gebeurt, loopt niemand essentiële informatie mis.
Facturen maken
Werk je in opdracht voor een ander bedrijf? Dan kun je in dezelfde project management software facturen maken. Ook kun je deze delen met de klant.
Hierdoor heb je op je dashboard ook een overzicht van je inkomsten en uitgaven.
Planning tool kiezen: belangrijke criteria
Functies voor samenwerking
De samenwerking tussen projectleden is bepalend voor het succes van elk project. Efficiënt teamwork staat aan de basis van goede resultaten.
Daarom is het belangrijk dat een project management tool de samenwerking bevordert. Collega’s moeten makkelijk ideeën en commentaar kunnen delen.
Zorg ervoor dat je plannings software openbare kalenders en commentaar-functies heeft. Ook is het kunnen delen van bestanden een pre. Zo kunnen teamleden makkelijk met elkaar overleggen.
Aanpasbaarheid
Elk bedrijf is anders – zo ook de medewerkers en de projecten. Je planning tool moet dus aan te passen zijn naar jouw werkwijze.
Het is belangrijk dat je zelf de lay-out, het dashboard en de overzichten kunt aanpassen.
Je project management tool moet ook flexibel genoeg zijn. Zo kan het overzicht bieden voor het hele bedrijf, maar ook een enkele medewerker.
Op deze manier kun je het gebruik van de tool zelf invullen. Je haalt zo het meeste uit de planning tool.
Gebruiksgemak
Als ook maar één medewerker de planningssoftware niet begrijpt, is het minder effectief. De handige functies zijn niet meer handig als ze niet makkelijk te gebruiken zijn.
Tijd verspillen aan het begrijpen van de software is zonde. Zorg daarom dat je planningstool makkelijk te gebruiken is.
Niet alleen medewerkers met technische kennis moeten ervan kunnen profiteren.
Klantenservice
Je project management tool moet voor een soepele planning zorgen. Bij technische problemen moet je daarom meteen te woord gestaan kunnen worden.
Een goede klantenservice betekent dat een probleem dezelfde dag nog wordt opgelost. Zo loop je niet het risico dat je deadlines mist.
Naast klantenservice zijn ook software-updates belangrijk. Hierdoor weet je dat de ontwikkelaar constant bezig is met verbeteringen.
Bij regelmatige updates kun je ervan uitgaan dat je plannings software steeds beter wordt.
Meer software:
